Il rendiconto e la gestione del denaro di un condominio

Rendiconto condominiale: di cosa si tratta

L’amministratore, come è noto a tutti, è la persona delegata a svolgere diverse funzioni come intermediario tra gli abitanti di un condominio. Una fra queste, forse la più onerosa e complessa di tutte, è proprio il rendiconto condominiale. Lo stesso deve essere obbligatoriamente presentato alla fine di ogni anno contabile, ciò implica necessariamente la convocazione dell’assemblea.

Si potrebbe affermare che un valido rendiconto condominiale debba descrivere ogni attività di gestione del denaro avvenuta nei 12 mesi appena trascorsi. Tuttavia è interessante capire di cosa deve comporsi e come redigerlo. 

Cosa contiene e come redigere il rendiconto condominiale

La gestione del denaro per le spese condominiali di un anno contabile si verifica sul rendiconto. Cosa deve contenere e quali voci sono imprescindibili?

Vediamole nel dettaglio:

• Dati relativi all’attuale situazione patrimoniale di tutto il condominio.
• Ogni voce di entrata e uscita, non deve essere tralasciata alcuna transazione.
• Riserve disponibili di denaro. 
• Fondi ai quali si può attingere.

Non meno importante è vedere come deve essere redatto dall’amministratore di pertinenza e quali documenti lo compongono. Ecco un piccolo vademecum.

• Registro di contabilità chiaro e comprensibile a tutti.
• Un documento di riepilogo che sintetizzi le spese finanziarie.
• Nota che esplichi i rapporti in corso.
• Specifica di eventuali questioni pendenti, se ve ne sono.
• Schema relativo agli oneri condominiali con l’effettivo stato dei pagamenti.

A tutto ciò si aggiunge una parte finale del documento che indichi con precisione quanto segue: i criteri millesimali che sono stati utilizzati per effettuare il rendiconto, lo stato aggiornato della riscossione contributiva per ogni quota e lo stato dei pagamenti relativi ai fornitori. Se presenti delle more pagate dal condominio, anche queste devono essere rendicontate.

Quando deve essere presentato il rendiconto?

L’amministratore ha obblighi precisi non solo circa la gestione del denaro condominiale e la relativa compilazione del rendiconto ma anche circa i termini di presentazione. Il tutto è regolato da normative in materia che negli anni hanno subito delle modifiche finalizzate a una gestione sempre più chiara e trasparente.

Gli articoli n° 1129 e n° 1130 – 10 c.c. e conseguenti modifiche, contenenti le disposizioni vigenti disposte dalla Legge, stabiliscono che l’amministratore deve redigere il rendiconto annuale e presentarlo con convocazione scritta e ufficiale all’assemblea di condominio entro e non oltre i 180 giorni dal momento in cui è stato redatto. Esiste un termine che rappresenta la fine di un anno contabile, ossia il 30 giugno. Questo indica che l’amministratore dovrebbe per tempo compilare il rendiconto in modo tale da poterlo presentare ai condomini entro tale data. 

Non sempre è rispettata la data di cui sopra, e la Legge lo consente, tuttavia se un condomino o più condomini lo ritengono necessario, possono richiedere la revoca dell’amministratore per mancato rispetto dei termini. Questo è un fatto che si verifica, di solito, solo nei casi in cui qualcuno non si trovi d’accordo con quanto letto sul documento ufficiale.
I condomini convocati in assemblea hanno il diritto di prendere visione delle spese, della gestione del denaro, delle entrate, delle uscite e hanno tutta la facoltà di obbiettare su una o più voci.

Possono proporre le proprie convinzioni, che in tal caso saranno messe ai voti. In ogni contesto, il rendiconto condominiale non è ufficializzato finché non riceve la completa approvazione dell’assemblea, la quale poi deve provvedere a firmarlo.

La trasparenza nella gestione del denaro di un condominio

Fatte salve tutte le norme in materia, dobbiamo tenere presente che un condominio non è un’impresa azionaria o una società: non vende, non concede crediti e men che meno produce qualcosa. La definizione di condominio potremmo tradurla così: insieme di beni immobili che producono spese sia di funzionamento sia di mantenimento. Tutto questo lo specifichiamo in quanto l’amministratore non è tenuto e non deve presentare una contabilità eccessivamente rigorosa nella redazione della stessa, non è neanche vagamente similare alla forma che devono avere per esempio i bilanci societari.

Deve anzi redigere un documento comprensibile anche in termini, chiaro, corretto e trasparente per ciascuna delle voci espresse. I condomini, che non sono tenuti ad avere competenze in materia contabile, devono essere in grado di capire i dati che leggono: entrate, uscite, calcolo dei millesimi per le quote da spartire, mancati pagamenti, fondi ancora a disposizione e registrazione della cassa, banca e riepilogo finanziario. 

La corretta gestione del denaro condominiale

La corretta gestione del denaro in un condominio deve rispondere a requisiti di rilevamento finanziario di tipo esclusivamente semplificato. Oltre alla trasparenza, si specifica che l’amministratore deve:

• Poter dimostrare il denaro in cassa versato dai condomini.
• Specificare, voce per voce, ogni movimento e transazione effettuata con il denaro condominiale.
• Servirsi del principio di cassa: procedura che si applica su entrate e uscite.
• Far sì che le movimentazioni riportate sul libro cassa siano perfettamente corrispondenti a quelle che risultano nel documento attestante gli estratti conto.
• Attenersi al principio di competenza in base al quale bisogna riportare comunque la data della fattura emessa anche se diversa da quella di pagamento (ovvero quando è di fatto uscito del denaro condominiale dalla cassa).

Quest’ultimo punto è riferito a diverse situazioni, per esempio una fattura per le spese di manutenzione dell’ascensore o più semplicemente per i servizi relativi alla pulizia di scale e spazi comuni. Queste spese devono comparire nel bilancio con specifica poi del fatto che non sono ancora materialmente state pagate.

Può accadere per diversi motivi, spesso perché non è stato possibile ricevere la quota di uno o più condomini. A discrezione dell’amministratore, se esiste una giacenza di denaro in cassa (fondo condominiale) sufficiente a coprire l’importo della fattura, può procedere al pagamento e poi sollecitare ai condomini le quote mancanti secondo la solita suddivisione dei millesimi.

Conclusioni su rendiconto e gestione

Le normative in vigore stabiliscono che ogni transazione e ogni somma di denaro versato dai condomini per le diverse spese ordinarie e straordinarie deve essere gestito con trasparente passaggio su un conto corrente (bancario o postale)intestato al condominio stesso.
Ciò assicura la tracciabilità di ogni movimento e mette al riparo da ammanchi o furti di cassa poiché i soldi dei condomini saranno gestiti in maniera tale da rendere possibile la consultazione a tutti.
Questo non è importante solo per i condomini, lo è anche per l’amministratore in carica. Considerato che risponde in prima persona del denaro condominiale che gestisce, attenersi alle regole e alla trasparenza è l’ideale per non incombere in future problematiche date anche da possibili errori involontari.