Documenti condominiali: i proprietari hanno diritto di visionarli?

Essere proprietari di un appartamento all’interno di un condominio comporta non solo dei diritti ma anche dei doveri. Uno degli aspetti fondamentali è il diritto di accesso alla documentazione amministrativa e contabile dello stabile.

Ma cosa prevede esattamente la normativa in merito? Quali sono le procedure da seguire per visionare tali documenti? E quali sono gli obblighi dell’amministratore di condominio?

Scopriamolo insieme in questo articolo, approfondendo le leggi, le sentenze e le prassi che regolano l’accesso alla documentazione condominiale.

La normativa in materia

I proprietari di appartamenti ubicati all’interno di un condominio hanno sempre il diritto di visionare la documentazione amministrativa e contabile inerente alla storia passata e presente dello stabile.

In base alla sentenze n. 2650 del 19 Maggio 2008 e n.1544 del 28 Gennaio 2004, emesse dalla Cassazione Civile, Sezione II, che regolano il diritto di informazione del condomino sulla documentazione amministrativa e contabile, il proprietario o chiunque vanti diritti reali o di godimento su di un’unità immobiliare, come, per esempio, l’usufrutto o la nuda proprietà, può richiedere in qualsiasi momento di visionare i documenti che riguardano lo stabile.

In base alla legge, gli amministratori condominiali non sono obbligati infatti ad allegare alla lettera di convocazione dell’assemblea la copia dei documenti da approvare in tale occasione, ma li devono sempre rendere consultabili ai condomini che ne facciano preventivamente richiesta scritta (Sentenza della Cassazione Civile, Sezione VI, n. 21271 del 5 Ottobre 2020).

Come prendere visione della documentazione condominiale

Prendere visione della documentazione condominiale, anche al fine di verificare le spese che sono state sostenute, attingendo alle casse comuni, nell’interesse dello stabile, è molto semplice: dopo aver fissato un appuntamento presso lo studio dell’amministratore, all’interno degli orari di apertura al pubblico, inviando una domanda formale, tramite raccomandata con avviso di ricevimento e/o una comunicazione a mezzo di posta elettronica certificata, basta recarvisi di persona e richiedere all’amministratore copia della documentazione relativa allo stabile.

Il condomino può effettuare tale richiesta in qualsiasi momento e senza dover specificare lo scopo della domanda, che può essere finalizzata alla semplice consultazione dei documenti o a produrne delle copie cartacee o digitali.

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Effettuando tale richiesta, il condomino deve solo accertarsi di non ostacolare l’amministratore nelle sue consuete attività di gestione dello stabile, di agire in buona fede e di sostenere personalmente le spese per produrre le copie della documentazione, senza addebitarle al condominio.

Gli obblighi dell’amministratore

L’amministratore di condominio è la figura esecutiva, riconosciuta dalla legge ed eletta dai proprietari riuniti in assemblea, che deve operare in base alle deliberazioni e secondo quanto disposto nel regolamento dello stabile per gestire i beni e le parti comuni del condominio, riscuotendo i fondi necessari.

Una volta accettato l’incarico di occuparsi della gestione dell’immobile, quindi, l’amministratore è tenuto a rispettare alcuni obblighi, esplicitati con chiarezza nell’articolo 1130 del Codice Civile.
Nello specifico, per facilitare l’accesso alla documentazione condominiale da parte dei proprietari, deve:

• comunicare i propri dati anagrafici e professionali
• rendere noto l’indirizzo del proprio studio professionale, dove viene conservata la documentazione, e i giorni e gli orari in cui, previa richiesta, è possibile visionare gratuitamente i documenti o effettuarne una copia.

Nel caso in cui l’amministratore impedisca al condomino l’esercizio del diritto di accesso ai documenti condominiali, quest’ultimo può rivolgersi all’Autorità Giudiziaria oppure fare ricorso al decreto ingiuntivo, ovvero a quella procedura che consente di ottenere, in tempi brevi, che un giudice ordini all’amministratore inadempiente di consegnare copia della documentazione richiesta (art. 633 del Codice di Procedura Civile).

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L’amministratore, quindi, secondo quanto previsto dalla legge, deve sempre consentire al condomino, nel più breve tempo possibile, di visionare di persona i documenti relativi allo stabile oppure fornirgliene copia tramite posta elettronica.

Quali sono i documenti condominiali visionabili

I documenti che, su richiesta, possono essere consultati da un condomino, sono quelli che riguardano la gestione amministrativa e contabile del caseggiato.

Fra i principali, ci sono:

• i registri di anagrafe condominiale, che contengono i dati personali dei singoli proprietari e di tutti coloro che vantano diritti di godimento sugli appartamenti, il recapito presso il quale desiderano ricevere le comunicazioni, il titolo di occupazione delle unità immobiliari e i relativi riferimenti catastali
• i registri dei verbali delle assemblee, che elencano in modo ufficiale tutte le deliberazioni e le generalità dei partecipanti all’incontro
• i registri di nomina e di revoca dell’amministratore, che riportano, in ordine cronologico, le date relative ai diversi incarichi, e, se presenti, gli estremi dei decreti ingiuntivi
• l’attestazione dello stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso, molto utile, in caso di compravendita di un appartamento, per conoscerne la situazione finanziaria
• il compenso dell’amministratore, normalmente indicato al momento dell’accettazione della nomina a occuparsi della gestione del condominio
• il preventivo di gestione, ovvero quel documento che elenca in modo analitico le spese che il condominio dovrà affrontare durante l’anno e che presenta, in allegato, anche i costi, suddivisi per quote, in base alle tabelle millesimali, che i condomini dovranno corrispondere
• il bilancio consuntivo, ovvero il registro compilato annualmente dall’amministratore, che riporta tutte le spese effettuate dal condominio, siano esse di natura ordinaria (come le spese per la pulizia delle aree comuni, per la manutenzione degli spazi verdi e dell’ascensore, del citofono, dei cancelli, dei portoni, dell’illuminazione e degli estintori, i costi delle bollette e dell’assicurazione e, infine, quelli previsti per lo spurgo delle acque reflue) o straordinaria (ovvero sostenute per la sostituzione di parti comuni danneggiate come le grondaie, i dispositivi elettronici, gli infissi, le serrature, le cassette postali e gli armadietti dei contatori).

In conclusione, una gestione del condominio chiara e trasparente prevede che l’amministratore non si sottragga mai al dovere di collaborazione con i proprietari e all’obbligo di informarli su tutto ciò che concerne lo stabile in cui vivono, impegnandosi a rendere sempre consultabile la documentazione prodotta, non solo affinchè i condomini possano essere al corrente della situazione burocratica e contabile del caseggiato ma anche perchè possano, in qualsiasi momento, controllare l’operato della persona incaricata di gestire il condominio.