Convocazione assemblea condominiale: whatsApp, e-mail ed SMS non bastano

Il Tribunale di Monza, con la sentenza n. 1734 del 12 giugno 2024, ha stabilito che la convocazione di un’assemblea condominiale deve rispettare esclusivamente le modalità previste dalla legge.

Questa pronuncia ha ribadito che l’amministratore condominiale deve seguire procedure specifiche e rigorose per garantire la validità della convocazione e delle decisioni prese in assemblea. L’obiettivo è evitare contestazioni e disguidi che possono nascere da convocazioni irregolari.

Ma quali sono le modalità corrette per convocare un’assemblea? E cosa succede se non vengono seguite?

Le modalità valide per la convocazione

La sentenza del Tribunale di Monza ha ribadito l’importanza di rispettare le modalità di convocazione dell’assemblea condominiale previste dall‘art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile.

Secondo la normativa, la convocazione deve essere trasmessa attraverso raccomandata con ricevuta di ritorno, PEC (Posta Elettronica Certificata), fax o consegna diretta a mano, accompagnata da una ricevuta che attesti l’avvenuta consegna.

Ogni altra modalità, come l’invio tramite e-mail ordinaria, SMS, WhatsApp o semplicemente l’inserimento dell’avviso nella cassetta postale, non è considerata valida. Questo perché tali strumenti, sebbene diffusi e pratici, non offrono le stesse garanzie di tracciabilità e certezza della ricezione previste dalle modalità riconosciute dalla legge.

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La riforma del 2012 ha introdotto un cambiamento importante rispetto al passato. Prima di questa modifica, infatti, era sufficiente che la convocazione avvenisse in modo tale che il condomino ne venisse a conoscenza, ad esempio mediante affissione nell’atrio o comunicazione orale. Con la nuova regolamentazione, si è voluto privilegiare la forma scritta e certificata per ridurre al minimo i rischi di contestazioni e garantire che tutti i condomini siano messi effettivamente a conoscenza delle riunioni.

L’obbligo di utilizzare strumenti come la raccomandata o la PEC nasce dall’esigenza di assicurare che la comunicazione non solo arrivi a destinazione, ma che sia anche documentabile, evitando dubbi sull’effettiva ricezione o sulle tempistiche.

Nel caso, ad esempio, di un’e-mail ordinaria, non vi è alcun obbligo per il destinatario di controllare regolarmente la propria casella di posta elettronica, mentre nel caso della PEC, il suo utilizzo impone una responsabilità di controllo costante, rendendola uno strumento legale affidabile.

Inoltre, il fax e la consegna a mano sono considerati metodi idonei, purché si possa provare l’avvenuta trasmissione o consegna, tramite ricevuta di ritorno o firma di avvenuta ricezione.

Se queste regole non vengono rispettate, l’assemblea risulterà viziata e le delibere saranno annullabili, come evidenziato dal caso concreto discusso nella sentenza. Il rispetto delle modalità previste dalla legge è quindi fondamentale per garantire che le decisioni dell’assemblea condominiale siano valide e non impugnabili.

L’onere della prova: chi deve dimostrare la corretta convocazione

Un aspetto fondamentale affrontato nella sentenza del Tribunale di Monza riguarda l’onere della prova. In caso di contestazione sulla mancata o errata convocazione, spetta all’amministratore condominiale dimostrare che la convocazione è avvenuta correttamente, seguendo le modalità previste dalla legge. Non è il condomino a dover provare di non aver ricevuto la convocazione.

Questo principio è essenziale per tutelare i condomini e garantire che l’amministratore si attenga a regole precise e trasparenti. Infatti, qualora un condomino sollevi una contestazione, è l’amministratore che deve presentare la documentazione necessaria a dimostrare che l’avviso di convocazione è stato inviato e ricevuto nei tempi e nelle modalità previste, ad esempio con ricevute di ritorno per le raccomandate o con le ricevute PEC.

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La sentenza chiarisce che un semplice invio dell’avviso tramite e-mail ordinaria o deposito dell’avviso nella cassetta postale non è sufficiente. Questi mezzi non sono considerati validi in quanto non garantiscono con certezza che il destinatario abbia effettivamente ricevuto la convocazione. Per questo motivo, è fondamentale che l’amministratore conservi traccia dell’invio e della ricezione delle comunicazioni ufficiali attraverso i canali riconosciuti dalla legge.

Il caso: una contestazione valida

Il caso concreto che ha portato alla sentenza del Tribunale di Monza ha visto protagonista il proprietario di due unità immobiliari all’interno di un condominio. Il proprietario ha contestato la validità delle delibere prese durante le assemblee condominiali del 31 gennaio 2022 e del 31 luglio 2022, chiedendone l’annullamento a causa del mancato rispetto delle modalità di convocazione stabilite dall’art. 66 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile e dall’art. 6 del regolamento condominiale.

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Il proprietario dei due immobili ha evidenziato che la convocazione era stata inviata tramite e-mail ordinaria e che un avviso era stato inserito nella sua cassetta postale. Tuttavia, non ha ricevuto le e-mail perché erano state inviate al suo indirizzo di posta elettronica ordinaria, che controllava raramente.

La sua contestazione si è basata proprio sul fatto che questi strumenti non rispettavano le modalità formali richieste dalla legge.

Il Tribunale di Monza ha accolto la contestazione, annullando le delibere assembleari per violazione delle regole sulla convocazione. La decisione si è basata sul fatto che la convocazione tramite e-mail ordinaria e avviso nella cassetta postale non garantiva la certezza della ricezione e, quindi, non era conforme alle disposizioni di legge.

Questa sentenza è un esempio chiaro di come la mancata osservanza delle modalità di convocazione possa invalidare le decisioni assembleari, con conseguenze rilevanti per la gestione condominiale.